Der Ortstermin, komplett digital

Das Problem hinter dem Medienbruch

Ein Ortstermin erzeugt Material in vier verschiedenen Formaten: Fotos auf der Kamera oder dem Telefon, Notizen auf Papier oder im Notizblock, Sprachnotizen auf dem Diktiergerät und Unterlagen, die der Eigentümer vor Ort übergibt. Erst im Büro wird daraus ein zusammenhängender Vorgang – und genau dort liegt der eigentliche Zeitaufwand.

Fotos müssen den Räumen zugeordnet, Notizen entziffert, Diktate abgehört und abgetippt, Unterlagen eingescannt werden. Erfahrungsgemäß vergeht zwischen Ortstermin und fertig sortiertem Material mehr Zeit als beim Termin selbst. Kommt Nacharbeit dazu, weil ein Detail nicht fotografiert wurde, wird es besonders teuer: Ein zweiter Anfahrtsweg kostet einen halben Tag.

valture setzt an dieser Stelle an. Alles, was beim Termin entsteht, wird sofort am Auftrag erfasst und ist damit bereits sortiert, wenn Sie in den Wagen steigen.

Vollständig offline nutzbar

Kellerräume, Dachböden, Objekte in ländlicher Lage, Neubauten ohne Innenausbau – Ortstermine finden regelmäßig dort statt, wo keine Verbindung besteht. Eine App, die dann nicht arbeitet, ist keine Hilfe, sondern ein Risiko.

In valture funktioniert der gesamte Ortstermin ohne Netz. Fotos, Sprachnotizen, Aufmaße, Feststellungen und Stammdaten werden auf dem Gerät gespeichert. Sobald wieder Verbindung besteht, gleicht die App im Hintergrund ab – ohne dass Sie etwas anstoßen müssen. Wechselt das Gerät während der Übertragung ins Funkloch, wird der Abgleich später fortgesetzt. Verlorene Aufnahmen gibt es nicht.

Fotos mit Zusammenhang statt Fotos im Ordner

Ein Foto ist im Gutachten nur so viel wert, wie sein Zusammenhang hergibt. „Feuchtigkeitsschaden" hilft wenig; „Feuchtigkeitsschaden, Kellerraum Nord, Außenwand unterhalb der Geländeoberkante" ist eine Feststellung.

Beim Aufnehmen ordnen Sie jedes Foto einem Bereich zu – Geschoss, Raum, Bauteil – und können direkt eine Bemerkung diktieren. Diese Zuordnung wandert später mit in das Gutachten, samt Bildunterschrift. Das Sortieren von hunderten Aufnahmen im Büro entfällt.

• Zuordnung zu Geschoss, Raum und Bauteil beim Aufnehmen
• Bemerkung als Text oder Diktat direkt am Foto
• Kennzeichnung als Mangel, Schaden oder Modernisierung
• Automatische Bildunterschrift im späteren Gutachten

Diktieren statt tippen

Auf der Leiter, im Kriechkeller oder mit Handschuhen ist Tippen keine Option. Sprachnotizen nehmen Sie mit einem Griff auf; die Auswertung übernimmt anschließend die Transkription und schlägt daraus Feststellungen für das Gutachten vor. Sie prüfen die Vorschläge und geben sie frei – die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Der Unterschied zum klassischen Diktiergerät liegt in der Zuordnung: Die Aufnahme hängt am Auftrag und meist auch am Raum, statt als nummerierte Datei in einem Ordner zu liegen.

Unterlagen direkt vor Ort aufnehmen

Grundbuchauszug, Energieausweis, Baupläne, Teilungserklärung, Rechnungen über Modernisierungen – vieles davon bekommen Sie beim Termin in die Hand. Mit der Kamera erfassen Sie die Dokumente sofort; die Auswertung liest daraus die Angaben aus, die für die Bewertung gebraucht werden.

Enthält eine Unterlage personenbezogene Angaben, die für das Gutachten nicht erforderlich sind, können Sie sie vor der Analyse schwärzen. Im fertigen Gutachten bleibt die Unterlage ungeschwärzt erhalten – die Schwärzung betrifft nur die maschinelle Auswertung.

Vorbereitet zum Termin, sortiert zurück

Der Auftrag steht schon vor dem Termin: Objektangaben, Auftraggeber, offene Fragen, benötigte Unterlagen. Auf dem Weg zum Objekt sehen Sie, was zu klären ist, statt es aus dem Gedächtnis zusammenzutragen. Nach dem Termin ist der Auftrag vollständig – Fotos zugeordnet, Diktate transkribiert, Unterlagen ausgewertet.

Mehrere Ortstermine je Auftrag sind vorgesehen: Nachbesichtigungen, Termine mit Handwerkern oder eine zweite Begehung nach Rückfragen des Finanzamts hängen am selben Vorgang und erscheinen im Gutachten in der richtigen zeitlichen Ordnung.

Auf welchen Geräten es läuft

Die App gibt es für iPhone, iPad und Android-Geräte. Der Ortstermin lässt sich damit auch auf einem Tablet durchführen, wenn Ihnen die größere Anzeige lieber ist. Im Büro arbeiten Sie anschließend im Browser weiter – dieselben Daten, dieselben Aufträge. Was Sie auf dem Gerät erfassen, ist nach dem Abgleich am Rechner vorhanden und umgekehrt.

Fällt das Telefon aus oder wird ersetzt, gehen keine Daten verloren: Der Bestand liegt auf dem Server in Deutschland, das Gerät hält nur eine Arbeitskopie.

Was das im Arbeitsalltag ändert

Der Termin selbst dauert nicht kürzer – gründliches Besichtigen lässt sich nicht beschleunigen. Was wegfällt, ist die Nacharbeit: das Sortieren, Zuordnen, Abtippen und Zusammensuchen. Genau diese Stunden stehen zwischen Ortstermin und Gutachten, und genau sie sind nicht abrechenbar.